Dle návrhu zákona o ochraně oznamovatelů, takzvaných whistleblowerů, by měly firmy a veřejné instituce povinně do konce března 2022 zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na poškozování veřejných zájmů nebo neetické či protiprávní jednání. Zajistit bezpečnou atmosféru, kde se lidé nebojí použít svůj hlas, tak bude pro mnohé firmy a organizace v následujících měsících velkou výzvou, na kterou je třeba se připravit. Zákon totiž počítá s citelnými sankcemi, pokud povinnost nesplní, a pouze formální vyřešení této povinnosti představuje pro organizaci dodatečná rizika. HAVEL & PARTNERS proto klientům přináší své efektivní řešení FairWhistle.
OCHRANA WHISTLEBLOWERŮ
Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání uvnitř soukromé či veřejné organizace. Ucelená právní úprava whistleblowingu v České republice doposud chyběla. Bez této úpravy může mít oznamovatel obavy ze ztráty zaměstnaní, snížení platu, převedení na jinou práci či jiné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Proto návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který by měla podle evropské směrnice Česká republika přijmout do 17. 12. 2021, zavádí přísnou ochranu identity oznamovatele a zakazuje jakákoli odvetná opatření. Za porušení zákazu přitom hrozí pokuta až do výše 1 mil. Kč.
Navrhovaný zákon konkrétně chrání oznamovatele upozorňující na protiprávní jednání v oblastech:
Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba a typicky jím bude zaměstnanec. Může však jít i o osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, spolupracující OSVČ, společníky, akcionáře a další osoby v dohledových nebo řídících orgánech, dobrovolníky, stážisty nebo také dodavatele.
INTERNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM
Zaměstnanci a další osoby pracující pro organizaci mají často přístup k citlivým informacím, a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Otázkou je, kde jej pak oznámí. Podle návrhu zákona budou mít dvě možnosti, mohou se obrátit na externí oznamovací kanál zřízený ministerstvem spravedlnosti, nebo si mohou vybrat interní oznamovací systém své organizace.
Aby tedy zaměstnanci neoznamovali podezřelé jednání v rámci firmy úřadům, a organizace tak neztratily kontrolu nad řešením svých problémů, měly by samy zajistit takový systém, který bude bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný, a kde by se zaměstnanci nebáli oznamovat svá podezření na neetická jednání interně.
A to nejenom proto, že tak dostojí vysokým etickým standardům nebo předcházejí riziku finančních ztrát či poškození svého renomé, ale také proto, že podle návrhu zákona bude zavedení interního oznamovacího systému povinné pro:
JAK BY MĚL INTERNÍ SYSTÉM FUNGOVAT
Správnou implementaci whistleblowingu lze tedy vnímat jako součást řízení rizik organizace. Kromě eliminace rizika, že se budou zaměstnanci obracet na externí oznamovací kanál, je mimo jiné funkční systém etické linky jedním z předpokladů úspěšného řešení obrany organizace před trestní odpovědností právnických osob. Správným nastavením systému a komunikací o něm lze také předcházet případnému zneužívání.
Podle návrhu zákona by měly dotčené organizace povinně zavést interní oznamovací systém do 31. března 2022. Kdo to do zmíněného termínu nezvládne, bude mu hrozit opět pokuta až 1 mil. korun.
Organizace, kterých se to týká, by měly podle návrhu zákona:
Oznamovatel by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost osobně. Jaké konkrétní kanály zvolíte, je na vás. Za best practice považujeme webovou platformu, která umožňuje oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, také zůstat anonymní, a přitom vést následnou komunikaci s organizací.
Klíčové je také jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení důvodná. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti.
FAIRWHISTLE – KOMPLETNÍ ŘEŠENÍ WHISTLEBLOWINGU OD HAVEL & PARTNERS
Řada zejména mezinárodních korporací již systém pro whistleblowing zavedla, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací sytém přitom ale není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců a zajištění dostatečné a jasné informovanosti o systému. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem.
Se zavedením oznamovacího systému jsme připravení vám účinně pomoci. Jako zkušení profesionálové v oblasti compliance nabízíme kompletní a efektivní řešení whistleblowingu na míru. Naše řešení FairWhistle vám pomůže navrhnout a dodat celý systém, vybrat správné oznamovací kanály včetně moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů a připravit veškerou dokumentaci i s komunikací a osvětou, která by měla každý funkční oznamovací systém doprovázet.
Následně můžeme zajistit další podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce tzv. příslušné osoby. Pokud si to budete přát, implementujeme Vám celý systém a kompletně převezmeme jeho správu a provoz a vy můžete svůj čas a lidské zdroje alokovat jinde.
Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením. FairWhistle spojuje etické jednání a plnění právních požadavků s moderními technologiemi, a pomůžeme vám tak změnit zákonnou povinnost na příležitost věci zlepšovat.
Autor: Mgr. Robert Nešpůrek LL.M.
