Digitalizace pronikla i do oblasti oznamování protiprávního nebo neetického jednání – whistleblowingu. Na trhu je k dispozici řada technologických řešení – webových platforem – které mohou sloužit organizacím jako efektivní písemný oznamovací kanál. Vzhledem k tomu, že řada těchto platforem má i další užitečné funkce, jsou v této době považovány za best practice nástroj pro whistleblowing.
Mezi největší přednosti webových platforem patří:
Český zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, kromě dalších povinností, aby organizace umožnily podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání uvnitř své organizace písemně, ústně a na žádost i osobně. A proto webová platforma sama o sobě pro splnění zákonných požadavků na interní oznamovací systém nestačí. Může však být jeho vhodným doplňkem.
O co tedy přesně jde? Webové platformy fungují jako cloudová služba, a proto většinou nevyžadují žádný zásah do vašeho IT systému. Každá organizace dostane svoji jedinečnou webovou adresu, která je chráněná přístupovými kódy. Aplikace má 2 části. Jedna část je přístupná pro oznamovatele a slouží k podání oznámení. Druhá část je administrativní a přístup do ní má pouze tzv. příslušná osoba, tj. osoba oprávněná přijímat a řešit oznámení.
Oznamovací část obsahuje většinou dotazníkový formulář pro oznámení, který si organizace může více či méně (podle typu platformy) nastavit co se týká jazyka, vysvětlujících textů, kategorií oznámení atp. Je vhodné tomuto nastavení věnovat zvýšenou pozornost, protože správně položené otázky a vhodná komunikace může rozhodnout o tom, zda organizace získá dostatek informací pro prověření oznámení ke spokojenosti oznamovatele. A to je velmi důležité, protože pokud oznamovatel nebude s výsledky prověřování spokojený, může své oznámení učinit i mimo organizaci, což není žádoucí.
Administrativní část slouží k přijímání oznámení, komunikaci s oznamovatelem a vedení evidence oznámení. V souladu s požadavky zákona toto mohou dělat pouze tzv. příslušné osoby, tj. osoby jmenované za tím účelem organizací, které jediné jsou oprávněny znát a musí chránit identitu oznamovatele a všechny informace uvedené v oznámení. Opravdu sofistikované systémy jdou ještě o krok dál a umožňují z reportu odstranit osobní údaje a rovnou v systému jej zpřístupnit řešitelům, kteří oznámení věcně prověřují. Bez této funkce musí příslušná osoba zajistit jinou vhodnou formu, jak zajistit prověřování oznámení řešiteli, aniž by prozradila identitu oznamovatele nebo další zákonem chráněné údaje.
Velkou výhodou zapojení technologií je auditní záznam o aktivitách, který umožňuje prokázat splnění zákonných povinností ze strany organizace vůči dozorovým orgánům nebo u soudu. To platí samozřejmě za předpokladu, že příslušné kroky jsou prováděné věcně správně, včas a oprávněnými osobami.
Jednotlivá řešení na trhu se od sebe liší uživatelským prostředím, dostupnými jazyky v části pro oznamování nebo v administrativní části, mírou zajištění kybernetické bezpečnosti, umístěním svých serverů, robustností svého řešení a samozřejmě i cenou. Za užívání webové platformy se platí, většinou jde o měsíční poplatky, které zahrnují údržbu, servis a aktualizace aplikace.
Pokud budete uvažovat o zavedení webové platformy pro vaši organizaci, určitě se vyplatí podívat se na více systémů, porovnat jejich funkce a zvolit takové řešení, které bude vyhovovat potřebám vaší organizace, a jak opakovaně uvádíme na těchto stránkách, které bude pro vaše oznamovatele bezpečné a důvěryhodné.
Autor: Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M.
